Webinary z administracji cyfrowej na żywo

Weronika Szałas Kierownik ds. transformacji cyfrowej, Urząd Miejski w Gliwicach

„Największy opór nie pochodzi od technologii, lecz od procedur, które nikt nie odważył się zakwestionować od lat."

Weronika Szałas wdrażała systemy e-usług w trzech urzędach jednocześnie. Wskazuje, że dokumentacja procesów wewnętrznych jest warunkiem koniecznym, zanim w ogóle sięgnie się po jakiekolwiek narzędzie cyfrowe. Bez tego każde wdrożenie kończy się na poziomie interfejsu, nie zmieniając niczego w rzeczywistym przepływie spraw.

3 urzędy objęte jednoczesnym wdrożeniem

18 mies. realny czas pełnej digitalizacji jednej jednostki

ePUAP platforma integracyjna w każdym przypadku

Według Weroniki kluczowym momentem jest nie uruchomienie systemu, lecz pierwsze 6 tygodni po wdrożeniu — wtedy ujawniają się wszystkie pominięte zależności między działami. Planowanie z wyprzedzeniem tego etapu oszczędza więcej czasu niż cały projekt pilotażowy.

Radosław Kutera Specjalista ds. bezpieczeństwa danych, administracja rządowa

„RODO w administracji to nie lista checkboxów — to sposób myślenia o danych od początku projektu."

Radosław Kutera uczestniczył w audytach ponad dwudziestu jednostek samorządowych. Jego obserwacja jest prosta: urzędy, które traktują ochronę danych jako etap końcowy, zawsze wracają do projektu od nowa. Wbudowanie wymogów prawnych w architekturę systemu od pierwszego dnia skraca czas wdrożenia o kilka miesięcy.

Jagoda Mrówczyńska Konsultantka zarządzania publicznego, Śląsk

„Cyfryzacja bez szkolenia to jak nowy system operacyjny zainstalowany na komputerze, którego nikt nie włącza."

Jagoda Mrówczyńska pracuje z urzędnikami, którzy mają dostęp do narzędzi, ale nie wiedzą, jak zmienić swoje codzienne nawyki pracy. Szkolenie techniczne trwające jeden dzień nie wystarczy — potrzebna jest zmiana procedur i osoba wewnątrz urzędu odpowiedzialna za podtrzymanie nowych praktyk przez co najmniej kwartał.

Tomasz Biedrzak Architekt systemów IT, sektor publiczny

„Interoperacyjność między systemami to problem, który pojawia się zawsze — i zawsze za późno."

Tomasz Biedrzak projektuje integracje między systemami administracyjnymi od ponad dekady. Wskazuje, że większość urzędów kupuje oprogramowanie bez sprawdzenia, czy wyeksportuje dane w formacie czytelnym dla innych systemów gminnych. Brak standardu wymiany danych między jednostkami to jeden z największych kosztów ukrytych w cyfryzacji administracji.

Aleksandra Wójciak Analityczka UX, projekty dla sektora publicznego

„Mieszkaniec nie szuka zakładki z formularzem — szuka odpowiedzi na konkretne pytanie życiowe."

Aleksandra Wójciak bada, jak obywatele korzystają z portali urzędowych. Jej badania pokazują, że większość użytkowników opuszcza stronę urzędu po mniej niż dwóch minutach, nie znajdując potrzebnej informacji. Projektowanie usług publicznych od strony pytania użytkownika, a nie struktury urzędu, zmienia wskaźnik ukończenia spraw online.

Piotr Hałas Koordynator projektów EU, cyfryzacja samorządów

„Środki unijne na cyfryzację są dostępne, ale dokumentacja projektowa pochłania tyle czasu, że małe gminy rezygnują."

Piotr Hałas koordynował projekty dofinansowane z funduszy europejskich w kilkunastu gminach województwa śląskiego. Zwraca uwagę, że formalne wymogi sprawozdawcze są dla małych urzędów barierą trudniejszą do pokonania niż sama technologia. Współpraca kilku gmin przy jednym wniosku pozwala rozłożyć obciążenie i zwiększa szansę na realizację projektu.

Artykuły pisane na podstawie opinii ekspertów

Głosy praktyków